Тамерлан Джиджоев, поговорил с Елизаветой Фоминых, основателем и руководителем свадебного агентства Wedding House. Елизавета рассказала про организацию мероприятий и про то, как создать максимально комфортные условия и предоставить высокий уровень сервиса в процессе подготовки и во время проведения торжества.
— Елизавета, правильно я понимаю, что свадебный организатор — это не только про поиск и подбор площадки для свадьбы? Это ещё и комплексный подход, где организатору необходимо обладать определёнными качествами, и ко всему ещё быть психологом?
— Мы и психологи, и дизайнеры, стилисты и флористы, декораторы, плотники и строители, кондитеры (смеётся. — Прим. ред.). Перечислять можно часами, чем мы обладаем. Талантливый организатор должен уметь делать очень многое, это не механическая работа, которая ограничивается только в подборе площадки и специалистов.
Нужно иметь безупречное чувство вкуса и стиля, следить за тенденциями, быть перфекционистом и человеком, для которого ответственность за каждое мероприятие это не пустое слово. Нужно уметь слушать и слышать, погружаться полностью в процесс подготовки, находить к каждому клиенту свой подход, знать предпочтения клиента. Создать максимально комфортные условия и предоставить высокий уровень сервиса в процессе подготовки. Иногда надо уметь настаивать, объясняя клиенту почему так, а не иначе. Мы же пропускаем через себя все эмоции и пожелания клиентов, только так можно создавать свадьбы с душой.
— Подготовка к свадьбе, процесс, который требует полного погружения и внимания к деталям. За сколько времени необходимо к вам обратиться, чтобы во всём хорошо разобраться и ничего важного не упустить?
— Самое комфортное время на подготовку 4–6 месяцев. За этот период у нас с клиентом есть возможность выбора. Мы без спешки посмотрим площадки. Лучшие ведущие, фотографы, видеографы и стилисты ещё свободны. И вы за этот срок не успеете выгореть.
Бывают и случаи, когда к нам обращаются и за год, и за три недели до мероприятия. При сроке 2–3 недели принимать решения придётся оперативно. У меня есть в практике организация масштабных мероприятий за короткий период.
— У вас большая команда, сколько обычно людей занято на проекте?
— В команде агентства 6 человек. Если говорить о команде, которая задействована на всех этапах создания проекта и в день мероприятия, в том числе координация мероприятия от 30 человек, может доходить до нескольких сотен. Всё зависит от задач, сложности и масштаба мероприятия.
— В организации мероприятий не обойтись без подрядчиков. Как вы отбираете своих, как выстраиваете отношения с ними?
— В первую очередь у нас есть своя наработанная база, которая постоянно обновляется. Любого специалиста мы всегда подбираем под задачи проекта, учитывая вкусовые предпочтения клиента. В наше время всё чаще и чаще появляются новые лица, и здесь, конечно, я смотрю на портфолио и стиль, актуальность, всегда слежу за участниками премий, свадебных сообществ, и просматриваю свадебные журналы. Кстати, в этом году мы сами первый раз будем принимать участие в свадебной премии.
Обращаю внимание на пунктуальность и обязательность, правильную и красивую речь, внешний вид. У нас в команде существует дресс-код. Он обязателен к выполнению. Согласитесь, весьма странно будет видеть в жару, например фотографа в шортах и шлепках (смеётся. — Прим. ред.).
Выбор ведущего мы проводим совместно с клиентом. Во время этих встреч я обращаю внимание на эмпатию между специалистом и клиентом. Это качество также определяет высокий профессионализм, который мы требуем от наших подрядчиков.
Для меня очень важен именно «командный профессиональный игрок». Что это значит? Это значит, что он не будет тянуть одеяло на себя, в любой момент тебя прикроет и сделает все ради результата, даже если это не входит в зону его ответственности.
— Наверно, частый вопрос, во сколько обойдётся свадьба?
— Самый частый вопрос, на который нет четкого ответа. Всё индивидуально. Есть несколько основных факторов из чего складывается бюджет каждой свадьбы. Это количество гостей, место проведения, месяц, день недели, и ваши пожелания с возможностями.
— Ваше агентство занимается организацией только свадеб?
— Свадьбы — это основное наше направление и, пожалуй, самое сложное и любимое. Мы занимаемся и организацией частных событий, как юбилеи, дни рождения, гендер пати, крестины. Организуем корпоративы и конференции.
— Я знаю, что у вас экономическое образование. Как вы пришли в организацию мероприятий?
— Два экономических образования (смеётся. — Прим. ред.). Для меня никогда не было сложностью что-либо организовывать. В определённый момент наступила усталость от моей прежней работы, наступил внутренний кризис, а хотелось работы для души. Несколько раз знакомые и друзья обращались за помощью организовать свадьбы, детские праздники и конференции. И после я влюбилась в организацию свадеб бесповоротно. Это невероятное удовольствие создавать эмоции и восторг, видеть счастливых людей.
— Есть мнение, что агентства — это дорого, и лучше организовать всё самим. Так ли это?
— Попробуйте, потом вернётесь ко мне (улыбается. — Прим. ред.). Давайте представим, что вы решили сами организовать свою свадьбу или другое любое мероприятие. Вам нужно будет потратить много времени и сил на поиск площадки, выбрать из не одной сотни фотографа, ведущего, декоратора, стилиста. Выбрать и составить правильно меню, решить административные и технические вопросы. Выяснить сможет ли площадка предоставить необходимую мощность для оборудования, если нет, в этом случае требуется альтернативное решение.
Большое количество согласований, бумаг, документации, таймингов, сценарий, планы, схемы нагрузок и электрики тоже ложатся на наши плечи. Мы собираем всю команду в единый механизм, который должен отработать чётко и на высоком уровне. Тонкостей и подводных камней много. Поверьте, лучше воспользоваться услугами организатора, чем находиться в постоянном стрессе, и как показывает практика, тратить лишние средства по незнанию и неправильному распределению бюджета.
Учитывая всю работу, которую делает организатор, вознаграждение по рынку в среднем составляет 10% от общего бюджета, цены бывают и фиксированные. Мне кажется, для клиента это отличная возможность быть уверенным в своём дне, и где вам не скажут: «Нет и мы за это не отвечаем!» Главное найти своего организатора.
— По Закону Мёрфи, если что-нибудь может пойти не так, оно пойдёт не так. Что при организации и проведении мероприятия идёт не по плану?
— Задача агентства и состоит, в том числе чтобы не допускать и исключать такие ситуации. Мы готовы ко всему и всегда решаем сложные ситуации, которые иногда могут возникнуть. Клиент, как правило, даже об этом не догадывается. Чаще всего всё проходит идеально. И в первую очередь, благодаря чётко выстроенному дню по таймингам, слаженности профессиональной команды.
— Поделитесь, какие приятные и необычные моменты были на ваших мероприятиях.
— Необычные моменты чаще всего связаны с непредвиденными форс-мажорными ситуациями. Пожалуй, самый необычный случай произошел с гостьей одной из наших свадеб. Представьте себе: Вы приезжаете на 3-дневную свадьбу. Наступает главный день. У вас шикарные макияж и укладка, вы в роскошном платье с элегантной сумочкой. И осознаёте, что в спешке забыли туфли дома. Паника, что делать, как быть? И как же ей повезло, что у нас всегда с собой есть в волшебном чемодане запасная пара классических туфель. В общем наши волшебные чемоданы всегда пополняются чем-нибудь новым перед и после каждой свадьбы. И найти в них можно очень много, от лекарств до галстука. Последнее пополнение — это мононить.
Приятные моменты — это эмоции и восторг гостей, это сама атмосфера праздника, это искренние слова благодарности пар. Иногда бывают настолько пронзительные, что слёзы наворачиваются на глаза. Нам доверяют и возвращаются к нам за другими семейными событиями.
— Елизавета, какие советы вы можете дать тем, кто планирует организовать свадьбу или любой другой праздник?
— Вы должны быть готовы к тому, что любая подготовка занимает очень много времени, отнимает много сил и нервов. Только лишь на первый взгляд организация свадьбы кажется увлекательной и красивой. Если вы самостоятельно готовитесь, будьте готовы к советам родственников, поискам подрядчиков, бесконечным согласованиям и встречам, сметам и составлением таймингов, заботе обо всей команде. И стресс, увы, не избежать, как и ошибок в самостоятельной подготовке.
Не нужно роспись и торжество делать в один день. Лишние передвижения по городу могут сыграть злую шутку, любое передвижение связано с риском попасть в пробку, как следствие — опоздание и сдвиг тайминга всего дня.
Вы же не хотите себе испорченного дня, переживая, что может пойти что-то не по плану. Обращайтесь к профессионалам. Цените свое время, и наслаждайтесь приятными моментами организации. В день мероприятия получайте удовольствие от праздника, не думая ни о чём.
