Реалии сегодняшнего времени таковы: не умеешь работать дистанционно – успеха не жди. Казалось бы: ну что тут сложного? Будь дома, в парке (да где угодно) и действуй. Но всё не так просто, как кажется. Кому-то сложно перестроиться и принять домашнюю локацию как рабочее пространство. Кто-то просто не понимает, как организовать свой день, расставлять приоритеты и так далее.
О том, как грамотно организовать работу на удалёнке, управлять командой и не потерять эмоциональную связь с сотрудниками Glove Russia рассказала основатель и руководитель PR buro Done Media и образовательной платформы Done Media Kafedra Эльвира Галимова.
Надо признаться, что переход к удалённой работе начал происходить значительно раньше, чем началась история с пандемией. Поэтому тот, кто решил практиковать дистанционный режим заранее – сейчас ощущает себя достаточно комфортно.
«Технические вопросы»
Компьютер
Чтобы избежать сложностей при переводе сотрудника на удалённую работу, руководителю нужно в первую очередь решить блок «технических» вопросов. Ведь многие говорят о цифровизации, но не задумываются: а конкретный сотрудник вообще имеет дома компьютер, стабильное подключение к Интернету?
Почему-то принято считать, что наличие компьютера и интернета – явление само собой разумеющееся. Но это не совсем так. Многие люди пользуются дома только мобильными устройствами. И тогда возникает вопрос: а как работать? Вот этот вопрос обязательно должен решить руководитель. Отправить человека ультимативно в магазин за компьютером – это верх цинизма. Нужно оказать содействие в решении этого вопроса: предоставить рабочий ноутбук, выделить средства на приобретение нового или подержанного компьютера – всё это должно быть в компетенции руководителя.
Учёт задач
Ещё одна часть «технических» вопросов: планирование задач и общение с сотрудниками. Как правило, для планирования и контроля используются CRM-системы. Выбор огромен: масса платных и бесплатных сервисов, которые реально помогают облегчить ведение бизнеса. Каждый сотрудник указывает свои планы, шаги для их реализации и результаты. Руководитель получает картину дел в компании. Это удобно.
Мессенджеры
Что касается общения, его необходимо поддерживать с сотрудниками как в деловом, так и в неформальном формате. Например, можно использовать мессенджеры, создав конкретную группу для конкретной задачи. Главное, чтобы созданный чат не превратился в «болталку», а реально помогал в решении вопросов и при этом не напрягал вечными уведомлениями о новых сообщениях.
Совещания
Я считаю, что минимум один раз в неделю необходимо организовывать совещания онлайн. Сотрудники могут пообщаться друг с другом, с руководителем. Важно заранее наметить повестку дня, чтобы ни у кого не отнимать время. Здесь можно обсудить рабочие вопросы, «боль», пошутить и протянуть ту самую ниточку эмоций, которая непременно должна присутствовать в команде.
Рабочий график
Если говорить непосредственно о формировании рабочего расписания, то его стоит организовать с умом. Например, если есть блок «тихих» задач, которые не требуют мозгового штурма внутри команды, то можно ими заняться в утренние часы. Скажем, если стоит задача подготовить текст презентации, то можно не дожидаться 9.00, а выполнить её заранее. Вполне возможно, что такой вариант будет комфортен: ведь многие работают удалённо дома вместе с членами семьи, детьми.
График работы должен быть относительно чётким и нормированным. Момент осознания завершения задачи, окончания рабочего дня непременно следует обозначить и поставить логическую точку. Если работа идёт нон-стоп, то это может негативно отразиться на настроении, самочувствии. Возникнет ощущение, что вы вкалываете, а вас недооценивают. Так быть не должно. Будьте системны, составляйте список задач, их приоритетность – иначе просто получите нервный срыв.
Дисциплина и отвлекающие факторы
Обеспечить минимальное количество отвлекающих факторов дома очень сложно. Например, у меня лично был случай, когда моя кошка Наоми во время онлайн совещания задела чашку кофе. Разумеется, мне пришлось прерваться, убрать «следы преступления». И это вариант нормы для домашней работы, в этом нет ничего криминального. Разумеется, по возможности нужно стремиться к организации чистого рабочего места, чтобы работа была продуктивной и обстановка дисциплинировала.
Это же я могу сказать и про внешний вид. Конечно, никто не говорит, что нужно целый день быть дома в строгом костюме и при «полном параде». Но опрятный внешний вид, ухоженные волосы и чистый комплект одежды непременно вселят уверенность. Кроме того, вы можете не знать, в какой момент кто-то из коллег захочет выйти на видеосвязь…
Конфликты
А как быть, если руководитель или сотрудник «размагнитились», когда возникает накал из-за не решившихся задач, когда есть фактор противоречий, профессиональных разногласий? Это, на мой взгляд, самый щекотливый и сложный момент. Ведь в офисе ты можешь пообщаться глаза в глаза, передать те самые эмоциональные сигналы. Дистанционно сложнее передать свой посыл, можно вспылить на ровном месте. Кто бы что ни говорил, а в онлайне мы все смелее… И всё же надо помнить и понимать, что главное – соблюдать формат конструктивной критики. С одной стороны, нужно дать понять, что дистанционная работа не является отпуском или каникулами. При этом не нужно перегибать палку. Ведь ценные и верные кадры на удалёнке – это успех бизнеса в будущем. А оно непременно наступит.
Команда = опора
Как показала практика: все иллюзии на тему простоты и праздности дистанционного режима – всего лишь иллюзии. Сохраняйте эмоциональную связь с сотрудниками, не спешите попрекать сложными временами. Не забывайте поздравлять с днём рождения, важными датами и событиями. Команда – это ваша опора.
